Kollaboration im Projekt:
aus "wer macht was" wird "wer mit wem"
Ergebnis der Teamaufstellung zu Beginn jedes Projekts ist das Projektorganigramm. In ihm ist aufgelistet welche Rollenverantwortungen benötigt werden und welche Mitarbeiter diese übernehmen. Es geht also zunächst einmal um das „wer macht was“.
Ein solches Organigramm lässt sich in 4 Themenbereiche gliedern:
1. Komponenten: das sind die Verantwortlichen für die Einzelprodukte, die für das Gesamtprodukt notwendig sind, z.B. mechanische Komponenten, elektronische Komponenten, Software, Schaltpläne, etc. Die Komponenten spielen in der Collaboration-Map die zentrale Rolle, weil in Ihnen alle Anforderungen und Schnittstellen final umgesetzt werden.
2. Kundenanforderungen: das sind Verantwortlichen für alle technischen Anforderungen und alle Kosten- und Terminanforderungen des Auftraggebers an die Komponenten und das Gesamtprodukt. Organisation und Verantwortung darüber obliegen in der Regel dem Projektmanager.
3. Querschnittsthemen: das sind Verantwortlichen für alle weiterführenden Anforderungen, die mehrere Komponenten betreffen, z.B.: Akustik, Brandschutz, Zulassung, Gewicht.
4. Prozesspartner / Stakeholder: das sind die weiteren Verantwortlichen in der Prozesskette, die Einfluss auf die Komponenten haben, z.B. der Projekteinkäufer, der Ansprechpartner in der Fertigung, Testabteilung, etc.
Aus dieser Struktur wird nun die Collaboration-Map erzeugt. Mit ihr wird das „wer macht was“ des Organigramms zu einem weitaus effektiveren „wer mit wem“ erweitert.
Mit dieser Collaboration-Map hat der Projektmanager nun eine Checkliste mit der vollständigen Übersicht der Schnittstellen und damit der potenziellen Problemstellen im Projekt zu Verfügung. Er ist damit nicht mehr allein auf die Meldung von – in der Regel bereits entstandenen – Problemen durch die Mitarbeiter angewiesen. Er kann jetzt proaktiv und frühzeitig Probleme aufspüren und Lösungen anstoßen, und das meist schon bevor der Schaden entstanden ist.